Et dokumentlager fortæller dig, hvad du har. En revision spørger, hvad du vidste, hvornår du vidste det, hvad der ændrede sig, hvad du gjorde ved det, og hvem der traf beslutningen. IQON registrerer disse svar, mens arbejdet foregår, så dokumentationen beskriver processen og ikke blot dens bilag.
De oplysninger, screeningresultater og dokumenter, der forelå, da beslutningen blev truffet.
Dato og tidspunkt for, hvornår de relevante oplysninger blev registreret på kundeforholdet.
Den hændelse eller nye oplysning, der førte til en gennemgang af kundeforholdet.
Den opgave, gennemgang, anmodning eller eskalering, der blev oprettet som følge af ændringen.
Den person, der var ansvarlig for at gennemgå, godkende eller fuldføre handlingen.
Resultatet af gennemgangen og den trufne beslutning.
De oplysninger, risikofaktorer og den begrundelse, der understøttede beslutningen.
Et øjebliksbillede af kundeforholdet, før senere ændringer opdaterede den aktuelle registrering.
Rekonstruktion er dér, hvor compliancearbejde bliver dyrt og usikkert. Nogen må gå tilbage gennem indbakker, delte drev og hukommelsen for at sammensætte en dokumenterbar redegørelse for en beslutning, der blev truffet for atten måneder siden.
Hvis dokumentationen opbygges, mens beslutningen træffes, er der intet at rekonstruere.
Alle screeningresultater, dokumenter, opgaver og beslutninger knyttet til kundeforholdet – i den rækkefølge, de fandt sted.
Konklusionen, den person der nåede frem til den, og den begrundelse der lå til grund for den.
Hvad der ændrede sig, hvornår det blev opdaget, og hvad der skete som følge heraf.
Hvordan kundeforholdet så ud på en given dato – ikke kun hvordan det ser ud i dag.
Hvorfra hver enkelt oplysning stammer, og hvornår den sidst blev bekræftet.
En struktureret redegørelse til en revisor, en tilsynsmyndighed eller en intern gennemgang.
IQON automatiserer forberedelsen af en beslutning – aldrig beslutningen selv. Screening køres automatisk. Dokumenter indhentes automatisk. Risiko beregnes og præsenteres. Konklusionen træffes af en person, og dokumentationen viser hvem.
Det er det, der gør dokumentationen holdbar: ikke at et system udførte arbejdet, men at en ansvarlig person foretog en vurdering på et fuldstændigt grundlag – og at det kan dokumenteres.