Et dokumentlager viser hva du har. En gjennomgang spør hva du visste, når du visste det, hva som endret seg, hva du gjorde med det og hvem som besluttet. IQON registrerer disse svarene mens arbeidet skjer, slik at dokumentasjonen beskriver prosessen og ikke bare vedleggene.
Informasjonen, screeningresultatene og dokumentene som var tilgjengelige da beslutningen ble tatt.
Datoen og tidspunktet da den relevante informasjonen ble registrert i kundeposten.
Hendelsen eller den nye informasjonen som gjorde at kundeforholdet måtte gjennomgås på nytt.
Oppgaven, gjennomgangen, forespørselen eller eskaleringen som ble opprettet som følge av dette.
Personen som var ansvarlig for å gjennomgå, godkjenne eller fullføre tiltaket.
Utfallet av gjennomgangen og beslutningen som ble tatt.
Informasjonen, risikofaktorene og begrunnelsen som lå til grunn for beslutningen.
Et øyeblikksbilde av kundeforholdet før senere endringer endret den gjeldende posten.
Rekonstruksjon er der compliance-arbeid blir kostbart og usikkert. Noen går tilbake gjennom innbokser, delte mapper og hukommelse for å sette sammen en forsvarlig redegjørelse for en beslutning tatt for atten måneder siden.
Hvis loggen skrives i det beslutningen tas, er det ingenting å rekonstruere.
Hvert screeningresultat, dokument, oppgave og beslutning knyttet til forholdet, i kronologisk rekkefølge.
Konklusjonen, hvem som kom frem til den og begrunnelsen som lå til grunn.
Hva som endret seg, når det ble oppdaget og hva som ble gjort som følge av det.
Hvordan forholdet så ut på en gitt dato, ikke bare slik det ser ut i dag.
Hvor hver enkelt opplysning kom fra og når den sist ble bekreftet.
En strukturert redegjørelse til revisor, tilsynsmyndighet eller intern gjennomgang.
IQON automatiserer forberedelsen av en beslutning, aldri selve beslutningen. Screening kjøres automatisk. Dokumenter innhentes automatisk. Risiko beregnes og presenteres. Det er alltid et menneske som tar den endelige beslutningen, og loggen sier hvem.
Det er det som gjør dokumentasjonen holdbar: ikke at et system utførte arbeidet, men at en ansvarlig person gjorde vurderingen på et fullstendig beslutningsgrunnlag – og at dette kan vises frem.