Ett dokumentarkiv visar vilka dokument du har. En granskning frågar vad du visste, när du visste det, vad som förändrades, vad du gjorde åt det och vem som beslutade. IQON registrerar dessa svar i takt med att arbetet sker, så att dokumentationen beskriver processen och inte bara dess bilagor.
Informationen, screeningresultaten och dokumenten som fanns tillgängliga när beslutet fattades.
Datumet och tidpunkten då den relevanta informationen registrerades i kundposten.
Händelsen eller den nya informationen som gjorde att kundrelationen behövde granskas på nytt.
Uppgiften, granskningen, förfrågan eller eskaleringen som skapades som svar på förändringen.
Personen som ansvarade för att granska, godkänna eller slutföra åtgärden.
Resultatet av granskningen och beslutet som fattades.
Informationen, riskfaktorerna och resonemanget som låg till grund för beslutet.
En ögonblicksbild av kundrelationen innan senare förändringar ändrade den aktuella posten.
Rekonstruktion är det som gör compliancearbete kostsamt och osäkert. Någon går tillbaka genom inkorgar, delade mappar och minnet för att sätta samman en hållbar redogörelse för ett beslut som fattades för arton månader sedan.
Om dokumentationen skrivs i takt med att beslutet fattas finns det inget att rekonstruera.
Varje kontrollresultat, dokument, uppgift och beslut rörande relationen, i kronologisk ordning.
Slutsatsen, vem som drog den och vilket resonemang som låg till grund för den.
Vad som förändrades, när det upptäcktes och vad som följde av det.
Hur relationen såg ut vid ett givet datum, inte bara hur den ser ut idag.
Varifrån varje uppgift kom och när den senast bekräftades.
En strukturerad redogörelse för en revisor, en tillsynsmyndighet eller en intern granskning.
IQON automatiserar förberedelsen inför ett beslut, aldrig beslutet i sig. Kontroller körs automatiskt. Dokument efterfrågas automatiskt. Risk beräknas och presenteras. En person står alltid bakom slutsatsen, och dokumentationen visar vem.
Det är det som gör bevisen hållbara: inte att ett system utförde arbetet, utan att en ansvarig individ gjorde en bedömning utifrån en fullständig bild – och att det kan visas.