Miksi KYC on edelleen niin manuaalista?

Kysy lähes miltä tahansa compliance-johtajalta, onko KYC-teknologiaa olemassa manuaalisen työn vähentämiseksi, ja vastaus tulee epäröimättä: kyllä. Seulontatyökalut, henkilöllisyyden varmentaminen, rekisterihaut, sähköinen allekirjoitus, asiakirjojen tallennus – mikään näistä ei ole uutta tai harvinaista. Silti monissa säännellyissä yrityksissä KYC pyörii edelleen pitkälti sähköpostiviestiketjujen, jaettujen verkkoasemien, taulukkolaskentaohjelmien ja yhden tai kahden kokeneen henkilön muistin varassa.

Kyse ei ole siitä, että nämä yritykset olisivat tietämättömiä saatavilla olevista ratkaisuista. Ongelma on siinä, että päätös KYC:n automatisoinnista tehdään harvoin kertaluonteisesti, selkeästi ja oikeaan aikaan. Se tehdään – tai jätetään tekemättä – vähitellen, kaupallisen paineen alla, yrityksissä jotka ovat kiireisiä varsinaisen liiketoimintansa kanssa. Sen ymmärtäminen, miksi manuaalinen KYC pitää pintansa, kertoo compliance-teknologian suunnittelun tarpeista enemmän kuin mikään ominaisuusluettelo.

Yritykset kasvavat ongelmaan ennen kuin huomaavat sen

Pienessä tai varhaisvaiheen säännellyssä yrityksessä on tavallista, että yksi tai kaksi senioriteettia hoitaa lähes kaiken: strategian, asiakassuhteet, kaupalliset ehdot, operatiiviset toiminnot – ja usein jälkiajatuksena myös KYC:n ja compliance-hallinnon. Tuossa vaiheessa erillisen järjestelmän hankkiminen on todellinen kuluerä, niin taloudellisesti kuin käyttöönottoon kuluvan ajan suhteen. KYC:n hoitaminen manuaalisesti muutaman asiakkaan osalta ei ole huono päätös – se on usein taloudellisesti järkevin vaihtoehto.

Vaikeus piilee siinä, että yritykset kohtaavat harvoin yhtä selkeää hetkeä, jolloin siirrytään tilasta "manuaalinen riittää" tilaan "tarvitsemme järjestelmän". Asiakasmäärät kasvavat hiljalleen. Toimivaltaalueet lisääntyvät. Omistusrakenteet monimutkaistuvat. Jokainen uusi asiakas näyttää erikseen tarkasteltuna sellaiselta, jonka olemassa oleva prosessi pystyy vielä sulattamaan. Tuloksena manuaaliset prosessit elävät säännönmukaisesti paljon pidempään kuin olisi tehokasta – yksinkertaisesti siksi, että mikään yksittäinen päivä ei tee tehottomuutta ilmeiseksi.

Ensimmäinen skaalausratkaisu on yleensä uusi henkilö

Kun työmäärä vihdoin käy ilmeiseksi, tavallinen reaktio ei ole hankkia ohjelmistoa – vaan palkata tai siirtää tehtävään uusi henkilö. KYC-hallinto siirtyy kumppanin pöydältä nuoremman tiimiläisen vastuulle.

Paperilla tämä vaikuttaa edulliselta. Käytännössä se tuo mukanaan erilaisen kustannuksen. Tieto siitä, miten yritys käsittelee monimutkaista omistusrakennetta tai mitä lisätietoja sisäinen politiikka edellyttää korkeamman riskin asiakkaalta, sitoutuu henkilöön eikä prosessiin. Ihmiset lähtevät. Nuorempi henkilöstö etenee urallaan muihin tehtäviin, kuten kuuluukin. Jokainen lähtö merkitsee seuraajan perehdyttämistä ja institutionaalisen tietämyksen siirtämistä uudelleen – tietämyksen, jota ei ole kirjattu mihinkään muualle kuin jonkun päähän.

Tämä ei ole kritiikki työtä tekevistä ihmisistä – ammattitaitoiset työntekijät saavat puhtaalla osaamisellaan huonosti suunnitellun prosessin toimimaan. Ongelma on se, että tämä on kallis ja hauras tapa hallita complianceä, ja todelliset kustannukset – johdon aika, uudelleenkoulutus, avainhenkilöriippuvuus – näkyvät harvoin samalla kustannusrivillä kuin se nuoremman henkilön palkka, jonka ansiosta järjestely alun perin vaikutti edulliselta.

Compliance-teknologian hankinta on itsessään projekti

Jossakin vaiheessa useimmat yritykset myöntävät, ettei nykyinen lähestymistapa skaalaudu enää pidemmälle. Tässä kohtaa esiin nousee toinen, harvemmin käsitelty este: KYC- ja AML-teknologian hankkiminen on itsessään oma työnsä.

Markkinat ovat täynnä toimijoita. Toimittajien verkkosivut esittävät usein samankaltaisia lupauksia samankaltaisella kielellä, mikä tekee todellisesta toiminnallisesta vertailusta vaikeaa ilman perusteellisia esittelyjä. Hinnoittelu on usein läpinäkymätöntä pitkälle myyntiprosessiin asti. Hankinta, esittelyt ja sisäinen hyväksyntä vievät todellista aikaa jo valmiiksi ylikuormittuneilta ihmisiltä. Kun järjestelmä on valittu, seuraa käyttöönotto- ja integrointityö, ja henkilöstön on opittava uusi käyttöliittymä jo päivittäin käyttämiensä päälle. Jotkut toimittajat tekevät hankintaprosessista tarpeettoman hitaan tai vaikean – omaksi vahingokseen.

Tätä taustaa vasten nykyisen manuaalisen prosessin jatkaminen – tehottomaksi tunnustettu kuin se onkin – voi tuntua pienimmän vastuksen tieltä. Kukaan yrityksessä ei kiistä, etteikö automatisointi auttaisi. Kitka ei ole käsitteellinen vaan operatiivinen: uuden järjestelmän arviointi ja käyttöönotto kilpailee samasta ajasta ja huomiosta, jonka jo nyt vie se työmäärä, jonka järjestelmän pitäisi helpottaa.

KYC ei ole yksi työnkulku – se on monia, yhden naamion alla

Jopa vaatimattoman asiakaskannan omaava yritys voi kohdata merkittävää sisäistä monimutkaisuutta, sillä "KYC:n tekeminen" ei ole yksi toistuva tehtävä. Se vaihtelee oikeudellisen muodon, toimivallan, toimialan, omistusrakenteen ja riskiarvion mukaan. Se vaihtelee sen mukaan, onko asiakas yksityishenkilö vai yritys, tarvitseeko tosiasiallisten edunsaajien tai valtuutettujen edustajien osallistua prosessiin suoraan, sekä sen mukaan, mitä asiakirjoja tai tehostettua due diligenceä kyseinen riskiprofiili edellyttää.

Juuri tämä vaihtelevuus tekee jäykkien järjestelmien käyttöönotosta vaikeaa. Yhden lineaarisen työnkulun ympärille rakennettu työkalu selviytyy hyvin suoraviivaisista tapauksista mutta huonosti kaikesta muusta – ja useimmissa säännellyissä asiakassalkuissa "kaikki muu" muodostaa merkittävän osan työmäärästä. Kun järjestelmä ei jousta, henkilöstö palaa aina joustavien työkalujen pariin: sähköpostiin, taulukkolaskentaan ja omaan harkintaan. Ja juuri poikkeustapaukset vievät usein suhteettoman suuren osan ajasta.

Tarkistus automatisoituu. Koordinointi ei.

Tässä piilee syvempi ongelma, ja se on syytä sanoa suoraan. Monilla yrityksillä on jo hyviä pistekohtaisia ratkaisuja: seulonta pakotelistoja ja PEP-listoja vasten, yritysrekisterihaut, henkilöllisyyden varmentaminen, asiakirjojen tallennus, sähköinen allekirjoitus, omistustietojen tarjoajat. Kukin näistä voi suorittaa oman tehtävänsä hyvin.

Mikään niistä ei vastaa erilaiseen joukkoon kysymyksiä, joita jonkun yrityksessä on edelleen kannettava mielessään: mitä tälle tietylle asiakkaalle pitää seuraavaksi tapahtua, kenen pitää toimittaa mikäkin tieto, kuka on oikeasti hoitanut oman osuutensa, mitä on vielä kesken, onko jokin asiakirja hiljaisesti vanhentunut, pitääkö poikkeustapaus eskaloida ja kenelle, kuka on valtuutettu hyväksymään päätöksen, milloin seuraava tarkistus on määrä tehdä, mitä on muuttunut asiakkuuden aloittamisesta ja miten yritys on reagoinut siihen.

Siksi yritys voi omistaa aidosti hyvää AML-teknologiaa ja silti pyörittää pääosin manuaalista compliance-toimintaa. Puuttuva palanen ei yleensä ole uusi nimien, rekisterien tai asiakirjojen tietokanta. Se on koordinaatiokerros säännellyn asiakassuhteen ympärillä – yhdistävä kudos, joka päättää mitä tapahtuu seuraavaksi ja varmistaa, että niin todella tapahtui.

Uusi kirjautuminen ei ole automaatiota

KYC-ohjelmiston käyttöönottoon yksinään liittyy myös arkisempi riski: siitä voi huomaamatta tulla yksi prosessi lisää aiempien sijaan. Yksi kirjautuminen lisää. Yksi käyttöliittymä lisää tarkistettavaksi. Yksi tietolähde lisää, joka on erillään CRM:stä, toiminnanohjausjärjestelmästä, taloushallinnon alustasta tai sijoitussalkun hallintajärjestelmästä, joihin muu toimisto jo nojaa.

Compliance-teknologia ansaitsee paikkansa silloin, kun se sopii toimiston olemassa olevaan tapaan toimia – eikä vaadi toimistoa järjestäytymään uudelleen uuden työkalun ympärille. Hyödyllisin tapa testata KYC-järjestelmää ei ole kysyä "mitä se osaa", vaan "mihin se kytkeytyy ja minkä manuaalisen työn se poistaa?" Järjestelmä, joka liittyy olemassa olevaan infrastruktuuriin ja tietolähteisiin, vähentää työtä. Järjestelmä, joka seisoo muun rinnalla irrallaan, lisää tehtäviä pikemmin kuin poistaa niitä.

Siirtyminen rakenteelliseen KYC-teknologiaan on silti oikea ensimmäinen askel

Tämä ei ole argumentti KYC-ohjelmistoa vastaan. Siirtyminen taulukkolaskentataulukoista, jaetuista kansioista ja henkilökohtaisesta muistista rakenteelliseen järjestelmään on aito ja arvokas askel. Se vähentää toistuvaa hallinnollista työtä, parantaa johdonmukaisuutta henkilöstön välillä ja tapausten välillä, keskittää tiedon, joka aiemmin sijaitsi useissa eri paikoissa, helpottaa seulonnan tekemistä ja toistamista, tuottaa selkeämmät rekisterit ja pienentää operatiivista riskiä yleisesti. Toimistolle, joka edelleen hoitaa KYC:n manuaalisesti, tämä on tärkein muutos lyhyellä aikavälillä, eikä sen merkitystä pidä vähätellä.

Mutta se on ensimmäinen askel, ei päämäärä – ja sen pitäminen päämääränä on syy, miksi monet toimistot pysähtyvät liian aikaisin.

KYC:n digitalisointi ei ole sama asia kuin asiakassuhteen elinkaaren digitalisointi

Tässä on luonnollinen etenemispolku: manuaalinen KYC, sitten rakenteellinen KYC-teknologia, sitten työnkulkulähtöinen lähestymistapa koko säänneltyyn asiakassuhteen elinkaareen. Välivaihe on arvokas – mutta myös yksinään riittämätön.

Erillinen KYC-järjestelmä voi hallita parempaa dataa ja tehdä parempia tarkistuksia, vaikka toimiston aikaa vievin työ tapahtuisi silti sen ympärillä: puuttuvien asiakirjojen metsästys, asiakkaan, suhteen omistajan ja compliance-tiimin välinen koordinointi, tehtävien keskinäisten riippuvuuksien hallinta, standarditilanteisiin sopimattomien poikkeustapausten käsittely, hyväksyntöjen ohjaaminen oikealle henkilölle, määräaikaisarviointien ja tapahtumapohjaisten tarkistusten käynnistäminen, omistusmuutoksiin tai riskimuutoksiin reagoiminen sekä kaikesta tästä kattavan ja puolustettavan kirjanpidon ylläpitäminen. Tarkistuksen digitalisointi ei ole sama asia kuin sen asiakassuhteen digitalisointi, johon tarkistus kuuluu.

Tässä paremman työnkulun puolesta esitetty argumentti lakkaa olemasta pelkästään sääntelyyn liittyvä. Pirstaleinen prosessi tuntuu suoraan asiakkaalle – toistuvina tietopyyntöinä, jotka koskevat tietoa, joka toimistolla saattaa jo olla, useina rinnakkaisina sähköpostiketjuina, epäselvinä seuraavina askeleina ja viiveinä, joilla ei ole mitään tekemistä riskin kanssa vaan kaikki koordinoinnin kanssa. Paremmin orkestroitu prosessi tuottaa ammattimaisemman asiakaskokemuksen, nopeamman käyttöönoton ja tarkistusten tekemisen sekä selkeämmän sisäisen näkyvyyden siihen, missä asiat todella seisovat. Työnkulun laatu ei siis ole pelkästään compliance-kysymys.

Sama logiikka pätee dokumentaatioon. Kun työ tehdään rakenteellisen työnkulun sisällä, kirjaus siitä, mitä tiedettiin, mitä tarkistettiin, mitä muuttui, kuka päätti mitäkin ja mitä seurasi, syntyy luonnollisena sivutuotteena työn tekemisestä – eikä kootaan jälkikäteen aikataulupaineen alla silloin, kun tarkastaja kysyy. Tilintarkastuksen pitäisi olla ikkuna siihen, mitä tapahtui – ei projekti sen rekonstruoimiseksi.

Mihin tämä johtaa

Syy siihen, miksi KYC pysyy manuaalisena niin kauan, on harvoin tietämättömyys siitä, mitä teknologia voi tehdä. Syynä on se, että talous suosii viivästymistä pienessä mittakaavassa, että ilmeisin skaalausvastaus on uusi rekrytointi järjestelmän sijaan, että teknologian ostaminen ja käyttöönotto on itsessään vaativa projekti, että todelliset asiakaspopulaatiot ovat liian monimuotoisia jäykille työkaluille, ja että edes hyvät pistepisteet jättävät asiakassuhteen ympärillä tapahtuvan koordinoinnin jonkun hoidettavaksi käsin.

Tämä on ongelma, jonka ympärille IQON on rakennettu: ei toinen pistepiste, vaan itse koordinaatio-ongelma – säännellyn asiakassuhteen, sen ympärillä olevan työnkulun ja toimiston jo käyttämien järjestelmien yhdistäminen siten, että sääntelyvaatimukset on sisäänrakennettu työn tekemisen tapaan, eivätkä ne ole sen päälle lisätty erillinen hallinnollinen prosessi. Ihmiset pitävät harkinnan ja vastuun. Teknologia ottaa hoitaakseen toteutuksen ja sen ympärillä tapahtuvan koordinoinnin.

Toistuvan KYC-työn siirtäminen pois taulukkolaskentataulukoista, sähköpostilaatikoista ja yksittäisten ihmisten muistista on tärkeä askel, ja toimistojen, jotka eivät ole vielä ottaneet sitä, pitäisi ottaa se. Mutta suurempi mahdollisuus on tasoa ylempänä: säännellyn asiakassuhteen ympärillä olevan työnkulun uudelleensuunnittelu siten, että compliance tulee osaksi asiakassuhteen toimintatapaa – ei rinnakkaiseksi prosessiksi, joka on pultattu siihen jälkikäteen.

KYC:n tulevaisuus ei ole pelkästään parempi tarkistaminen. Se on parempi orkestrointi siitä säännellystä asiakassuhteesta, johon nuo tarkistukset kuuluvat.