Dokumenttivarasto kertoo, mitä sinulla on hallussasi. Tarkastus kysyy, mitä tiesit, milloin tiesit sen, mitä muuttui, mitä teit asian suhteen ja kuka päätti. IQON tallentaa nämä vastaukset työn edetessä, jolloin todistusaineisto kuvaa itse prosessia eikä pelkästään sen liitteitä.
Jälkikäteinen rekonstruointi on se, missä compliance-työ muuttuu kalliiksi ja epävarmaksi. Joku kahlaa läpi sähköpostilaatikot, jaetut levyt ja muistinsa kootakseen puolustettavan selvityksen kahdeksantoista kuukautta sitten tehdystä päätöksestä.
Jos kirjaus tehdään päätöksen tekemisen hetkellä, mitään ei tarvitse rekonstruoida.
Jokainen seulontatulos, asiakirja, tehtävä ja asiakassuhteeseen liittyvä päätös aikajärjestyksessä.
Johtopäätös, sen tekijä ja sitä tukeva päättely.
Mitä muuttui, milloin se havaittiin ja mitä siitä seurasi.
Miltä asiakassuhde näytti tiettynä päivänä – ei vain miltä se näyttää tänään.
Mistä kukin tieto on peräisin ja milloin se on viimeksi vahvistettu.
Jäsennelty selvitys tarkastajaa, viranomaista tai sisäistä arviointia varten.
IQON automatisoi päätöksen valmistelun, ei koskaan itse päätöstä. Seulonta suoritetaan automaattisesti. Asiakirjoja muistutetaan automaattisesti. Riski lasketaan ja esitetään. Johtopäätös kuuluu ihmiselle, ja kirjauksesta käy ilmi kuka.
Se tekee todistusaineistosta puolustettavan: ei se, että järjestelmä teki työn, vaan se, että vastuullinen henkilö teki harkinnan täydellisen kokonaiskuvan pohjalta – ja se voidaan osoittaa.