Dokumenttivarasto kertoo, mitä sinulla on. Tarkastus kysyy, mitä tiesit, milloin tiesit sen, mitä muuttui, miten toimit ja kuka teki päätöksen. IQON tallentaa nämä tiedot työn edetessä, jolloin dokumentaatio kuvaa itse prosessia eikä vain sen liitteitä.
Päätöksentekohetkellä käytettävissä olleet tiedot, seulontatulokset ja asiakirjat.
Päivämäärä ja kellonaika, jolloin olennainen tieto tuli osaksi asiakassuhteen tietuetta.
Tapahtuma tai uusi tieto, jonka vuoksi asiakassuhde otettiin uudelleen tarkasteltavaksi.
Muutoksen seurauksena luotu tehtävä, tarkistus, pyyntö tai eskalointi.
Henkilö, joka vastasi toimenpiteen tarkistamisesta, hyväksymisestä tai loppuun saattamisesta.
Tarkistuksen lopputulos ja tehty päätös.
Päätöstä tukeneet tiedot, riskitekijät ja perustelut.
Ajankohdan mukainen näkymä asiakassuhteesta ennen myöhempiä muutoksia.
Compliance-työ muuttuu kalliiksi ja epävarmaksi, kun päätöksen perustelut joudutaan kokoamaan jälkikäteen. Silloin joku käy läpi sähköposteja, jaettuja kansioita ja omia muistiinpanojaan selvittääkseen, mihin kahdeksantoista kuukautta sitten tehty päätös perustui.
Jos kirjaus tehdään päätöksen tekemisen hetkellä, mitään ei tarvitse rekonstruoida.
Jokainen seulontatulos, asiakirja, tehtävä ja asiakassuhteeseen liittyvä päätös aikajärjestyksessä.
Johtopäätös, sen tekijä ja sitä tukeva päättely.
Mitä muuttui, milloin se havaittiin ja mitä siitä seurasi.
Miltä asiakassuhde näytti tiettynä päivänä – ei vain miltä se näyttää tänään.
Mistä kukin tieto on peräisin ja milloin se on viimeksi vahvistettu.
Jäsennelty selvitys tarkastajaa, viranomaista tai sisäistä arviointia varten.
IQON automatisoi päätöksen valmistelun, ei koskaan itse päätöstä. Seulonta suoritetaan automaattisesti. Puuttuvista asiakirjoista muistutetaan automaattisesti. Riski lasketaan ja esitetään. Johtopäätös kuuluu ihmiselle, ja kirjauksesta käy ilmi kuka.
Dokumentaatio kestää tarkastelun, koska vastuuhenkilö teki arvion kattavan päätösaineiston pohjalta ja tämä voidaan osoittaa – ei siksi, että järjestelmä teki työn.